Kế hoạch văn thư lưu trữ năm 2025

Thứ ba - 18/02/2025 17:22

UBND HUYỆN THANH OAI TRƯỜNG TH ĐỖ ĐỘNG	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: 52/KH-THĐĐ		Đỗ Động , ngày 15 tháng 02 năm 2025

KẾ HOẠCH
Công tác văn thư, lưu trữ năm 2025

Thực hiện Kế hoạch số 36/KH-UBND ngày 10 tháng 02 năm 2025 của UBND thành phố Hà Nội về công tác văn thư, lưu trữ năm 2025.
Thực hiện kế hoạch số 61/KH-UBND ngày 13/2/2025 của UBND huyện Thanh Oai, về công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan đơn vị,
Trường Tiểu học Đỗ Động xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2025 như sau:
I. MỤC ĐÍCH YÊU CẦU:
1. Mục đích
- Nâng cao nhận thức, trách nhiệm của đơn vị nhất là người đứng đầu đơn vị trong việc chỉ đạo, tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ quản lý tốt tài liệu điện tử; từng bước giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng tại đơn vị.
- Tăng cường công tác quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ của đơn vị, nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp. Xác định mộ số nhiệm vụ trọng tâm trong việc thực hiện công tác văn thư lưu trữ năm 2025, đảm bảo thực hiện thống nhất, đồng bộ, hiệu quả đúng quy định.
- Củng cố tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại đơn vị.
- Thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ góp phần làm việc khoa học, chính xác đúng quy định của pháp luật nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc, cải thiện lề lối làm việc. Từng bước đáp ứng nhiệm vụ cải cách hành chính, phục vụ công tác quản lý, điều hành công việc.
     - Đẩy mạnh việc chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ.
2. Yêu cầu
- Căn cứ Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2025 của UBND huyện Thanh Oai để xây dựng kế hoạch cụ thể và tổ chức thực hiện tốt các nhiệm vụ về văn thư. Tăng cường hoạt động quản lý nhà nước hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ trong nhà trường. Đưa hoạt động văn thư, lưu trữ trong nhà trường đi vào nề nếp và thực hiện đúng các quy định của pháp luật và phù hợp với tình hình thực tế của địa phương.
- Yêu cầu 100% cán bộ, công chức, viên chức, người lao động nghiêm túc thực hiện việc lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; việc giao nộp hồ sơ đúng quy định được đánh giá theo các mức độ xếp loại cán bộ, công chức, viên chức, người lao động hằng tháng, hằng năm.
II. NỘI DUNG THỰC HIỆN:
1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ
a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
- Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ, công chức, viên chức. Tập trung thực hiện các quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư ; Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư theo Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND ngày 12/6/2020 của UBND Thành phố về ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội; Kế hoạch số 201/KH-UBND ngày 02/8/2023 của UBND Thành phố về việc tăng cường xử lý văn bản, hồ sơ trên môi trường mạng tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND Thành phố; Quyết định số 4729/QĐ-UBND ngày 21/9/2023 của UBND Thành phố ban hành Quy trình tiếp nhận, xử lý và phát hành văn bản trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành; Kế hoạch số 239/KH-UBND ngày 27/9/2023 của UBND Thành phố về Chuyển đổi số, xây dựng thành phố Hà Nội thông minh đến năm 2025, định hướng đến năm 2030; Kế hoạch số 67/KH-UBND của UBND Thành phố; Kế hoạch số 91/KH-UBND của UBND Thành phố; Kế hoạch số 444/KH-UBND ngày 09/9/2021 của UBND huyện Thanh Oai về triển khai thực hiện lưu trữ tài liệu điện tử giai đoạn 2021 - 2025 trên địa bàn huyện Thanh Oai.
- Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan và công chức, viên chức trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
- Bồi dưỡng công chức, viên chức đáp ứng yêu cầu hiện nay.
- Tăng cường công tác kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.
- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại nhà trường.
b) Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ
- Tiếp tục triển khai thực hiện các văn bản hướng dẫn của Phòng GDĐT, UBND huyện, Sở GDĐT về công tác văn thư lưu trữ.
- Tiếp tục cập nhật rà soát để ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với các quy định của pháp luật và các văn bản hướng dẫn của các cấp có thẩm quyền để thực hiện chức năng quản lý về lĩnh vực văn thư lưu trữ, trong đó tập trung vào 1 số văn bản như sau: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2024; kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ của đơn vị; Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu và lưu trữ đảm bảo theo quy định hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị.
c) Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ
- Cử Nhân Viên kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ.
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức tập trung vào các nội dung: Lập hồ sơ (bao gồm hồ sơ nền giấy, hồ sơ điện tử) và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của nhà trường, tập trung hướng dẫn hực hiện các quy định mới về văn thư, lưu trữ điện tử, phần mềm.
d) Công tác kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
Kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị các nội dung sau:
- Việc phân công nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức và người lao động.
- Hoạt động nghiệp vụ văn thư: Soạn thảo và ban hành văn bản giấy; văn bản điện tử; quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật; công tác bảo vệ bí mật nhà nước;
- Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (phòng, kho, trang thiết bị và các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ); tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Việc sử dụng phần mềm Quản lý hồ sơ công việc (phần mềm Quản lý văn bản) và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.
- Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
- Việc thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
- Kiểm tra, giám sát chất lượng hoạt động dịch vụ lưu trữ nhất là chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo đúng quy định.
2. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
Tăng cường chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, trong đó tập trung thực hiện các nghiệp vụ sau:
a) Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư
- Soạn thảo và ban hành văn bản;
- Quản lý văn bản đến và quản lý văn bản đi theo quy định và triển khai sử dụng phần mềm quản lý văn bản;
- Lập Danh mục hồ sơ; lập hồ sơ công việc và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu.
- Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thực hiện gửi, nhận văn bản trên phần mềm Quản lý văn bản và cổng thông tin điện tử của trường.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
- Bố trí phòng, kho lưu trữ tài liệu nhà trường đảm bảo an toàn, lâu dài đối với tài liệu có giá trị, phục vụ cho việc khai thác, sử dụng. Thường xuyên kiểm tra định kỳ hồ sơ, tài liệu, vệ sinh kho, tài liệu; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ, ẩm mốc, côn trùng tại kho lưu trữ.
- Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ; hoàn thiện hệ thống sổ sách, dữ liệu lưu trữ trên máy tính đảm bảo khoa học, thuận lợi trong khai thác, sử dụng tài liệu.
- Tổ chức thực hiện thu hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong vào lưu trữ nhà trường đúng thời hạn và thủ tục quy định; có kế hoạch thu thập, chỉnh lý tài liệu tồn đọng, xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định; bảo quản hồ sơ
b) Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ
- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.
- Thực hiện chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
- Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của nhà trường có hiệu quả.
- Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ trong đó tập trung sử dụng có hiệu quả các phần mềm dùng chung đã được PGD triển khai; thực hiện chụp văn bản (Scan) để tiến tới thực hiện việc lưu trữ tài liệu điện tử.
- Bố trí các điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện thiết yếu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu. Thường xuyên kiểm tra, thực hiện việc bảo trì, sửa chữa, vệ sinh kho, tài liệu lưu trữ.
3. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ
- Bước đầu thực hiện đăng ký văn bản đi, văn bản đến và giải quyết văn bản trên phần mềm Quản lý văn bản.
- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện công tác văn thư lưu trữ tiến tới thực hiện việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn bản điện tử.
- Tăng cường thực hiện văn thư, lưu trữ điện tử: Duy trì và thực hiện hệ thống phần mềm quản lý văn bản. Tăng cường sử dụng, trao đổi văn bản giữa các cơ quanm tổ chức dưới dạng điện tử, được ký số, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ điện tử đảm bảo đúng quy định.
- Tăng cường công tác quản lý, quản trị website, nâng cao chất lượng nội dung các tin, bài nhằm phục vụ tốt công tác thông tin truyên truyền, phổ biến các chế độ quy định, học tập, nghiên cứu của cơ quan, tổ chức và bạn đọc về lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Tổ chức quản lý, duy trì vận hành và sử dụng có hiệu quả phần mềm quản lý văn bản, hệ thống camera quan sát, mạng nội bộ.
- Thực hiện lập hồ sơ trên môi trường mạng theo hướng dẫn của Phòng GD.
- Tổ chức, thực hiện tốt phương án bảo vệ, phòng cháy chữa cháy, công tác bảo vệ bí mật nhà nước, việc chấp hành nội quy, chế độ bảo mật, chế độ quản lý và sử dụng thông tin, tài liệu hồ sơ và hệ thống mạng thông tin của đơn vị.
III. Kinh phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
Kinh phí cho công tác lưu trữ theo Điều 39 Luật Lưu trữ năm 2011 và Điều 60 Luật Lưu trữ năm 2024 (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2025) và các quy định hiện hành.
- Tổ chức tập huấn, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư , lưu trữ.
- Đầu tư mua sắm các điều kiện trang thiết bị bảo quản an toàn tài liệu theo đúng quy định tại thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ nội vụ.
IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
- Xây dựng, triển khai kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2025 của nhà trường đăng tải công khai trên cổng thông tin điện tử.
- Phân công viên chức làm công tác văn thư lưu trữ phù hợp với yêu cầu và tình hình thực tế tại đơn vị.
- Tham dự tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ.
Thực hiện sơ kết các nhiệm vụ theo kế hoạch. Tổng hợp các báo cáo, báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ để báo cáo UBND huyện.
+ Báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ năm 2025: trước ngày 31/01/2026;
- Báo cáo đột xuất khác (nếu có).
Thực hiện chế độ báo cáo công tác văn thư, lưu trữ theo quy định, đảm bảo chất lượng và đúng thời hạn quy định gửi về bộ phạn Tổng hợp hành chính PGD.
         Trên đây là Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2025 của trường Tiểu học Đỗ Động./.